Datenschutzinformationen für Mandanten
Ich, Notar Jens Moldenhauer, Königstor 23, 34117 Kassel, j.moldenhauer@notar-moldenhauer.de, Tel.: 0561-739 790 76, möchte Ihnen nachstehend erklären, welche Daten wir in meiner Kanzlei von Ihnen wie verarbeiten. Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter notar-moldenhauer@dsb-moers.de gerne zur Verfügung.
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Zweck der Datenverarbeitung ist die Wahrnehmung der Aufgaben gemäß den einschlägigen Gesetzen. Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Notariatstätigkeit sind Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, § 3 HDSIG und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Kategorien von Empfängern
Wir setzen im Rahmen der Erbringung der Leistung für spezielle Bereiche gesondert zur Verschwiegenheit und auf Datenschutz verpflichtete Dienstleistungsunternehmen ein, wo der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann. Weitere Kategorien von Empfängern sind: Dienstleister zur IT und Datenvernichtung, Gebäudereinigung sowie Beratungsunternehmen (z.B. Steuerberatung, Datenschutzberatung). Eine Weitergabe an Behörden erfolgt ausschließlich bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften. Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nur statt, sofern im Rahmen der Beratung eine Übermittlung in Abstimmung mit dem Betroffenen erforderlich ist.
Dauer der Speicherung und Löschung von Daten
Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
- Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
- Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
- Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern nicht nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung eine längere Speicherung notwendig ist.
Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit
Sie können jederzeit Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten wahrnehmen. Kontaktieren Sie uns einfach auf den oben beschriebenen Wegen. Sofern Sie eine Datenlöschung wünschen, wir aber noch gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, wird der Zugriff auf Ihre Daten eingeschränkt (gesperrt). Gleiches gilt bei einem Widerspruch. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit können Sie wahrnehmen, soweit die technischen Möglichkeiten beim Empfänger und bei uns zur Verfügung stehen.
Beschwerderecht
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen.
Bereitstellungspflicht
Ohne korrekte Angaben von Ihnen ist die Erbringung der Leistung nicht möglich.
Stand: 19.01.2023